Кадровый документооборот в организации

Оптимизируйте свой кадровый документооборот для повышения эффективности и соответствия требованиям.

Организация кадрового документооборота

Для эффективной организации кадрового документооборота необходимо:

1. Разработать и утвердить список кадровых документов, подлежащих хранению.

2. Установить сроки хранения каждого вида документов.

3. Разработать и утвердить схему документооборота.

4. Обеспечить наличие и исправность средств хранения документов.

5. Назначить ответственных за ведение и хранение кадровой документации.

6. Обеспечить контроль за соблюдением сроков хранения документов.

7. Регулярно проводить инвентаризацию кадровых документов и передавать дела в архив.

Виды кадровых документов и их регламентация

В зависимости от назначения кадровые документы можно разделить на виды:

1) Обязательные для всех организаций (Трудовой кодекс РФ, ст. 22):

Трудовые договоры

Личные карточки сотрудников

Графики работы и отпусков

Правила внутреннего трудового распорядка

2) Документы, вводимые по усмотрению организации:

Должностные инструкции

Положения об оплате труда

Положения о премировании

Положения об аттестации работников

Положения о приеме и увольнении сотрудников

Регламентация кадровых документов

Порядок составления, хранения, учета и передачи кадровых документов регулируется рядом документов, в том числе:

Трудовым кодексом РФ

Постановлением Правительства РФ "Об утверждении Правил заполнения трудовых книжек" от 16 апреля 2003 г. № 225

Приказом Минздравсоцразвития РФ "Об утверждении требований к порядку оформления трудовых книжек и внесению в них записей" от 10 октября 2003 г. № 69

ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"

Процедура оформления и учёта кадровых документов

Оформив кадровый документ, проведите его регистрацию и учёт:

1. Присвойте документу уникальный регистрационный номер;
2. Проставьте дату регистрации в соответствующей графе;
3. Заполните учетную форму (карточку, электронную таблицу и т. п.)
4. Подпишите регистрационную карточку уполномоченным лицом;
5. Поместите документы в папки, сформированные по разделам номенклатуры дел;
6. Укажите приказ или распоряжение, на основании которого составлен документ.

Хранение и уничтожение кадровых документов

Важнейшее правило: срок хранения кадровой документации исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания ее делопроизводства (статья 22.1 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Хранение

кадровые документы хранятся по месту нахождения работодателя и по обособленным подразделениям (при их наличии);

документы, содержащие персональные данные, должны храниться в условиях, исключающих доступ к ним посторонних лиц;

срок хранения устанавливается в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Уничтожение

ликвидационная комиссия (ликвидатор) обязана завершить уничтожение документов по личному составу в течение месяца с момента утверждения ликвидационного баланса;

при реорганизации организации документы передаются правопреемнику;

акты об уничтожении кадровых документов утверждаются руководителем организации.

По истечении сроков хранения кадровые документы подлежат уничтожению. Допускается уничтожение подлинников документов, если их копии внесены в государственные или муниципальные архивы в установленном порядке.

Передача кадровых документов при смене ответственного

Проследите за надлежащим оформлением акта приема-передачи.

Акт составляется в двух экземплярах, подписывается сторонами и содержит следующую информацию:

даты составления и вступления акта в силу;

Ф.И.О. и должности сдавшего и принявшего ответственные обязанности;

перечень передаваемых документов с указанием количества страниц;

подписи сторон и печать организации (при наличии).

Проверьте наличие всех необходимых документов.

Сдайте все оригиналы приказов, трудовых договоров, личных дел, трудовых книжек и других кадровых документов.

Убедитесь в отсутствии задолженности.

Перевірте, чи немає заборгованості за заробітною платою, відпускними тощо.

Проинформируйте сотрудников о смене ответственного.

Сообщите им о передаче обязанностей и контактных данных нового ответственного.

Запросите подтверждение получения документов.

Получите подписанный сторонами акт приема-передачи и храните его в течение установленного срока.

Контроль и оптимизация кадрового документооборота

Регулярно проверяйте ключевые показатели эффективности (KPI). Отслеживайте время обработки документов, количество ошибок и удовлетворенность сотрудников, чтобы определить области для улучшения.

Используйте электронную систему управления документами (ECM). ECM централизует хранение и управление кадровыми документами, облегчая доступ и повышая безопасность.

Проведите аудит кадрового документооборота. Оцените существующие процессы, выявите узкие места и разработайте план оптимизации.

Устраните дублирующие или устаревшие документы. Проверьте, есть ли актуальная информация и соответствуют ли документы текущему законодательству.

Автоматизируйте повторяющиеся задачи. Используйте технологии для автоматизации таких задач, как создание и отправка документов, чтобы освободить время сотрудников для более важных задач.

Улучшите организацию и архивирование. Разработайте понятную систему организации и хранения документов, обеспечив эффективный доступ и соблюдение нормативных требований.

Обучите сотрудников надлежащим процедурам документооборота. Убедитесь, что сотрудники понимают свои обязанности в отношении создания, обработки и хранения документов.

Обеспечьте контроль и аудит. Установите процедуры контроля для проверки точности и соответствия документов, а также проведите регулярные аудиты, чтобы обеспечить соблюдение правил.

Используйте аналитику данных. Анализируйте данные кадрового документооборота для выявления тенденций, улучшения процессов и принятия обоснованных решений.

Регулярно пересматривайте и совершенствуйте процессы. Оптимизация документооборота - это непрерывный процесс. Регулярно пересматривайте процессы и вносите корректировки по мере необходимости.

Вопрос-ответ:

Что такое кадровый документооборот?

Кадровый документооборот представляет собой совокупность всех кадровых документов, созданных и используемых в организации. Он включает в себя документы, связанные с приемом на работу, увольнением, переводом, отпусками, а также любые другие документы, относящиеся к персоналу организации.

Какова основная цель кадрового документооборота?

Основная цель кадрового документооборота - обеспечить наличие актуальной и достоверной информации о сотрудниках организации. Он позволяет хранить и систематизировать данные о кадровом составе, а также отслеживать изменения в штате и статусе сотрудников.

Какие основные этапы кадрового документооборота?

Кадровый документооборот состоит из следующих основных этапов: создание документов, их учет и хранение, обработка и использование. Каждый этап выполняется в соответствии с установленными в организации правилами и процедурами.

Как можно оптимизировать кадровый документооборот?

Для оптимизации кадрового документооборота можно использовать различные методы, такие как автоматизация процессов, внедрение электронного документооборота, централизация документооборота и использование облачных хранилищ. Также важно обеспечить надлежащий контроль над созданием, хранением и уничтожением кадровых документов.